Concepto 1-2024-046030. No aprobación de estados financieros

CONSULTA (TEXTUAL)

“Una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) Desde el año 2017, la asamblea general de accionistas no ha aprobado los estados financieros anuales. Ante esta situación, y con el fin de garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativas aplicables, solicito atentamente su orientación en los siguientes aspectos:

1. Las implicaciones legales, fiscales y contables que se derivan de la no aprobación de los estados financieros por un período prolongado.

2. Las responsabilidades que recaen sobre los administradores, contadores y auditores en este contexto.

3. El rol que debe desempeñar la revisoría fiscal frente a esta situación, incluyendo las acciones que puede o debe tomar en caso de no aprobación de los estados financieros.

4. Los procedimientos y plazos recomendados para regularizar esta situación y evitar posibles sanciones o consecuencias adversas. (…)”

RESUMEN:

La no aprobación de los estados financieros por parte del máximo órgano social contraviene lo establecido en el artículo 422 del Código de Comercio que obliga a las asambleas generales de accionistas o juntas de socios a considerar y decidir sobre los estados financieros. Este incumplimiento podría dar lugar a sanciones administrativas por parte de la Superintendencia de Sociedades, según el artículo 86 de la Ley 222 de 1995. Es importante que los miembros del gobierno corporativo, administradores y el revisor fiscal revisen y cumplan con las obligaciones legales, garantizando la adecuada preparación, certificación y dictamen de los estados financieros.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

1. Las implicaciones legales, fiscales y contables que se derivan de la no aprobación de los estados financieros por un período prolongado.

4. Los procedimientos y plazos recomendados para regularizar esta situación y evitar posibles sanciones o consecuencias adversas.

En respuesta a su consulta, nos permitimos informarle que el CTCP es un organismo de normalización técnica, por lo tanto, no tiene competencia para resolver inquietudes de carácter legal, societario o tributario planteadas en la consulta.

En todo caso, es pertinente señalar que la no aprobación de los estados financieros incumple con lo dispuesto en el artículo 422 del Código de Comercio, que obliga al máximo órgano social de la entidad a considerar y decidir sobre los estados financieros. En caso de que la sociedad esté bajo la supervisión de la Superintendencia de Sociedades, esta podría imponer sanciones administrativas, conforme a sus facultades establecidas en el artículo 86 de la Ley 222 de 1995, que le permite sancionar a administradores, revisores fiscales u otros responsables en caso de incumplimientos legales.

2. Las responsabilidades que recaen sobre los administradores, contadores y auditores en este contexto.

3. El rol que debe desempeñar la revisoría fiscal frente a esta situación, incluyendo las acciones que puede o debe tomar en caso de no aprobación de los estados financieros.

Respecto a las preguntas, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 establece que:

“ARTÍCULO 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS.

El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros”. Destacado fuera de texto.

Por lo anterior, el representante legal está obligado a suscribir los estados financieros, confirmando que estos han sido elaborados a partir de los libros de contabilidad y que reflejan razonablemente la situación financiera de la sociedad. Adicionalmente, los artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995, imponen a los administradores el deber de garantizar el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, velando por la adecuada gestión financiera y administrativa en beneficio de los accionistas y terceros interesados.

Por su parte, el contador público, conforme al artículo 2 de la Ley 1314 de 2009, es responsable de la preparación de los estados financieros, garantizando que estos cumplan con las Normas de Información Financiera (NIF) aplicables. Esto implica asegurar que los estados financieros reflejen fielmente la situación económica y financiera de la sociedad, respetando los principios de transparencia, veracidad y consistencia. Además, debe actuar con diligencia y ética profesional, conforme a lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, asegurándose de que los libros y registros contables cumplan con las normativas aplicables.

Finalmente, el revisor fiscal, conforme al artículo 38 de la Ley 222 de 1995, la Ley 43 de 1990 y el Código de Comercio, tiene la responsabilidad de emitir un dictamen sobre los estados financieros certificados, verificando que estos reflejen razonablemente la situación financiera de la sociedad. Además, debe advertir cualquier limitación o irregularidad que afecte su aprobación, dejar constancia de dichas situaciones en su informe y, en caso de identificar irregularidades, comunicarlo a los órganos de control o a la Superintendencia de Sociedades, según corresponda.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.

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